Kommunikation: E-Mail
Elektronische Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Balve - Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3 a VwVfG
Die Stadt Balve bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW).
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Balve hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.
Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per E-Mail über das Internet – technisch gesehen – unsicher ist. Vertrauliche oder personenbezogene Inhalte sind zum Versand per E-Mail nicht zu empfehlen.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Balve und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Unberechtigte Dritte können Kenntnis vom Inhalt von E-Mails nehmen und diese sogar manipulieren.
Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung
Städtische E-Mail-Adresse für rechtserhebliche elektronische Kommunikation
Bei den nachfolgenden Regelungen wird zwischen E-Mails mit und ohne rechtserheblichen Inhalt unterschieden.
Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail im Sinne des Verwaltungsverfahrensgesetzes ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Bitte verwenden Sie ausschließlich diese E-Mail-Adresse für Verwaltungsverfahren gem. § 3a VwVfG.
Weitere E-Mail-Adressen für elektronische Kommunikation ohne Rechtserheblichkeit
Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail—Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Diese Mailadressen stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang. Bitte nutzen Sie diese Adressen nur für E-Mails des einfachen „Tagesgeschäftes“, die keine Rechtsverbindlichkeiten und Rechtsfolgen nach sich ziehen (sollen).
Sollten Sie auf diesem Wege Terminvereinbarungen vornehmen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene Erklärungen abgeben wollen, wird empfohlen, sich den Empfang bestätigen zu lassen.
Zugelassene Dateiformate für Dateianhänge ("Attachments")
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat ab Version 4 bis Version 6 (.pdf),
- Rich Text Format (.rtf),
- Microsoft Word ab Version X bis Version Y (.doc),
- Microsoft EXCEL ab Version X bis Version Y (.xls),
- Text (.txt)
- Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp)
- Komprimierte Dateien (.zip)
jeweils ohne Makros (diese Liste wird laufend aktualisiert).
Für alle anderen Formate gilt: Ein rechtlicher Zugang Ihrer Erklärung erfolgt nicht, eine Rechtsverbindlichkeit entsteht nicht.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail ggf. nicht bearbeitet werden. .
Größenbeschränkung für E-Mails
Rückmeldung bei E-Mails, die nicht hier verarbeitet werden können
Keine Unterstützung von Signaturen
Entsprechend §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden.
Leider kann die Stadt Balve zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einer Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen bis auf weiters auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen
